El enfoque de SIT® para la Eficiencia en Procesos

Escrito por Amnon Levav - Cofundador y C-IO (Chief Innovation Officer) en SIT - Systematic Inventive Thinking® y el Equipo de Gestión del Conocimiento de SIT.

Existen varios métodos para mejorar la productividad e incrementar la eficiencia del proceso. Algunas conocidas metodologías podrían ser Six Sigma, Kaizen y Lean. La mayoría de estas son altamente efectivas para identificar pérdidas y redundancias, señalando dónde es necesario recortar, enfocarse o simplificar. Esto conduce muy a menudo a ahorros sustanciales y ganancias en eficiencia. Lamentablemente, por más que estos métodos sobresalgan en identificar dónde ahorrar, rara vez son útiles para prescribir cómo hacerlo. Cuando se trata de guiar a sus usuarios a idear posibles alternativas o soluciones a las prácticas derrochadoras actuales, prácticamente todos los métodos de productividad recurren a... la lluvia de ideas (Brainstorming).

Sin embargo, como la investigación y la práctica han establecido repetidamente, la lluvia de ideas no es un medio efectivo para generar soluciones verdaderamente novedosas y a la vez viables.

En otros posts como "Desmitificando la Lluvia de Ideas" y "¿Qué tan Efectiva es el DT como Metodología de Innovación?", hemos descrito algunas de las principales fallas del método de la lluvia de ideas para la ideación. Aquí, simplemente mencionaremos que la lluvia de ideas tiende a producir ideas poco emocionantes que no son nuevas o ideas emocionantes que no son viables. En este punto es donde entra en juego SIT - Systematic Inventive Thinking. A diferencia de la lluvia de ideas, SIT es un proceso estructurado que requiere ideación disciplinada dentro de límites bien definidos. Al cambiar la mentalidad del solucionador de problemas, este proceso nos conduce de manera consistente a enfoques novedosos y efectivos para problemas y desafíos.

Paradójicamente, SIT requiere que te enfoques en recursos y capacidades existentes (por eso también se conoce como "Innovar Dentro de la Caja"), aprendiendo a utilizarlos de maneras novedosas al romper las ya conocidas "Fijaciones Mentales". 

A continuación, se presentan algunos estudios de caso breves que destacan cómo pequeños cambios en la perspectiva, logrados a través de un proceso estructurado, pueden llevar a un aumento sustancial en la eficiencia del proceso.

HAVI – Abriendo un cuello de botella sin recursos adicionales

HAVI es una de las empresas de logística más grandes de la región de Asia Pacífico. En sus almacenes en China, HAVI enfrentaba un problema constante: los tiempos de llegada de los camiones de entrega eran frustrantemente impredecibles, lo que causaba una serie de problemas. Por ejemplo, a veces llegaban varios camiones al mismo tiempo. Y, dado que HAVI tenía un número limitado de descargadores de camiones, los conductores de los camiones pasaban tiempo innecesario esperando a que descargaran sus vehículos. Para evitar este cuello de botella en el proceso, HAVI necesitaba encontrar una manera de optimizar el proceso de descarga.

HAVI consideró varias soluciones, pero ninguna resultaba rentable. Consideraron, por ejemplo, ampliar el almacén para agregar espacio de atraque con camiones adicionales, pero se dieron cuenta de que este proyecto de renovación sería prohibitivamente caro y no abordaría necesariamente el aspecto laboral del problema. También contemplaron contratar personal temporal durante los periodos de mayor actividad. Sin embargo, dado que los periodos de mayor actividad a menudo eran impredecibles, sería imposible prever cuándo se necesitan los trabajadores. 

El Incentivo Adecuado

Utilizando la herramienta de pensamiento SIT, Unificación de Tareas, que asigna una tarea nueva y adicional a un recurso existente, HAVI ideó una creativa idea para mejorar la eficiencia del proceso en su almacén: se ofreció a los conductores de camiones que llegaban al almacén la opción de descargar los camiones ellos mismos. Inicialmente, esta idea parecía totalmente inviable, ya que se pensaba que los conductores seguramente se negarían a asumir una tarea adicional y ardua. Pero, después de reflexionar sobre la opción, el Equipo de Resolución de Problemas se dio cuenta de que, con el marco adecuado, los conductores estarían más que dispuestos a cumplir. Con menos tiempo inactivo en el trabajo, un pago adicional por la tarea extra y más control sobre su horario, los conductores tenían todo por ganar.

Al incentivar a los conductores para que descargaran los camiones y pagarles por el tiempo que dedicaban a la descarga, HAVI utilizó su fuerza laboral existente para resolver su problema. Dado que los conductores ya no necesitaban esperar a los descargadores, podían descargar sus camiones de inmediato, lo que resultaba en un menor tiempo y una rápida rotación. Mediante el uso del proceso de pensamiento estructurado de SIT, HAVI logró ahorrar tiempo y dinero, al tiempo que eliminaba un cuello de botella problemático. 

Teva Pharmaceuticals: Duplicando la Capacidad de Producción ¡Ahora!

Teva, una empresa farmacéutica israelí, experimentó un aumento en la demanda de un medicamento específico, al que nos referiremos como Medicamento A, cuando una empresa competidora quebró y ya no pudo suministrarlo al mercado. A medida que nuevos clientes se acercaban a Teva en busca del Medicamento A, la empresa se dio cuenta de que tenían una oportunidad increíble para hacer crecer su negocio rápidamente. Sin embargo, para lograrlo y asegurar el interés continuo de los nuevos clientes, Teva tenía que duplicar la capacidad en un plazo de dos semanas. El problema, sin embargo, era que la línea de fabricación para el Medicamento A ya estaba trabajando a plena capacidad. Aunque intentos anteriores de aumentar la capacidad habían resultado en un incremento del 15% en la producción, Teva necesitaba un cambio más drástico.

¿Cóctel de Medicamentos?

Para duplicar la producción rápidamente sin cambiar significativamente su proceso, Teva recurrió a SIT y su metodología sistemática. Utilizando el Principio del Mundo Cerrado de SIT, que establece que las soluciones a un problema pueden generarse enfocándose en los recursos existentes, el Equipo de Resolución de Problemas enumeró colectivamente todos los elementos dentro de la línea de producción y sus alrededores (el "Mundo Cerrado" de la línea de producción). 

A través de un proceso de mapeo, el equipo de Teva identificó inicialmente que el mayor desafío para aumentar drásticamente la producción con la línea de producción actual (llamémosla LP-A) estaba en una de las etapas del proceso, la Etapa 7. Al mismo tiempo, el equipo también llegó a un concepto inicialmente contrario a la intuición: que podrían considerar como parte del Mundo Cerrado otra línea adyacente, LP-B, en la que se producía un medicamento diferente.

Al analizar cada una de estas líneas de producción y sus procesos, el equipo de Teva llegó a una idea novedosa. Parecía que LP-B tenía una etapa muy similar a la Etapa 7 de LP-A (el cuello de botella). Pero, a diferencia de la situación en LP-A, esta etapa en LP-B estaba funcionando solo a la mitad de su capacidad. La solución resultante fue tan simple como sorprendente: el equipo rediseñó el proceso de LP-A para que inmediatamente después de la Etapa 6, la mitad del "material" en la línea de producción se desviara hacia la vecina LP-B, aprovechando la capacidad excedente de LP-B en la etapa relevante. Después de completar la Etapa 7, el material se redirigir nuevamente a LP-A para continuar con el proceso regular de la Línea de Producción A hasta su conclusión (ver diagrama a continuación). Al utilizar la capacidad de la línea de producción adyacente (LP-B), Teva pudo duplicar la producción con una inversión mínima. Esto ocurrió casi de inmediato, proporcionándole a Teva exactamente lo que la empresa necesitaba para satisfacer la demanda del mercado de su medicamento. 

Complementa tu Caja de Herramientas con un Enfoque Contraintuitivo para la Productividad y Eficiencia de los Procesos

La mayoría de las empresas se esfuerzan por mejorar la eficiencia del proceso y aumentar la productividad. Siempre hay alguna manera de funcionar más rápido, utilizar menos recursos o producir menos desperdicio. Los métodos tradicionales son efectivos para llevarte a hacerlo, pero solo hasta cierto punto. Estos métodos generalmente señalan dónde debes actuar, pero no logran ayudarte a generar nuevas ideas sobre cómo hacerlo. Utilizando herramientas y principios de pensamiento específicos, SIT puede hacer precisamente eso, ayudándote a aprovechar al máximo los recursos existentes de maneras sorprendentes e innovadoras, llevándote en última instancia a la Productividad a través de la Innovación.